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无纸化会议系统会前、会中及后台管理功能描述

1、服务器类型和操作系统支持Windows 2003 server 企业版或以上版本

2、终端操作系统支持Android应用系统。

3、数据库要求支持MYSQL数据库

4、出现登陆页面时间:<=5s

5、简单操作响应时间:<=5s

6、统计及查询响应时间:<=15s

7、1M以下数据文件上传下载时间不应小于:<=10s

8、质保期:1年

9、系统功能模块

无纸化会议系统主要针对会议人员实现单点登录,权限统一管理,同时针对不同应用主题的特征应用在统一系统的框架下实现分别开发和使用。

一.会前功能描述

(1)会议基本信息的管理

能够对会议标题、召开时间、地点、包含的议题及其进行顺序等会议基本信息进行维护管理。

(2)会议参会人员的管理

在会议正式召开前,能够对参会人员进行组织安排,能够明确到对每个议题的参与人员进行管理。

(3)会议请假管理

明确即将参会的人员如因特殊情况不能参会需要请假,应能够在系统中对请假原因进行说明和登记。请假信息能够在会议议程中进行显示,让每位参会人员了解请假缺席情况。

(4)会议议题基本信息的创建维护

对每个会议议题的标题、汇报人、列席单位等进行管理维护。

(5)会议议题材料收集上传管理

从汇报单位/汇报人处收集相关议题的汇报材料后,以独立的文档方式上传到系统中,以便会议中供参会人员批阅。会议召开前,议题材料可以多次上传更新,只保留最后一次上传的版本。上传的议题材料也可以从系统中删除。但已经上会的不能再更改或者删除。

(6)信息初始化及更新管理

会议召开过程中参会人员随时需要一些辅助决策的政务信息,在传统模式下参会人员如果事先没有准备好,则无法在会上实时查看。

会议辅助信息并非从头开始创建,数字会议系统拥有标准开发接口与用户单位的协同办公平台保证数据交换与共享。

二.会中功能描述

会中阶段主要指参会人员在会议召开过程中的业务功能需求,主要在便携式平板电脑上操作完成。

(1)会议登录及签到管理

参会人员需要输入口令登录后才能进入某次会议并正常使用系统,登录成功即表示该次会议签到成功。会议的登录只有主持人开启该会议后才能进行。

(2)会议议程查看

参会人员在参会过程中查看会议的议程,能够从议程中看到会议的时间、地点、主持人、出席人员、列席/固定列席人员、请假情况,相应的议题列表,能够通过议题列表进入查看各议题的详细汇报材料。

(3)会议议题查看

参会人员可以直接从本次登录的会议的议题列表中进入某项议题,也可从会议议程中进入。议题查看需显示议题的汇报人、职位、列席单位以及汇报材料的名称、批阅状态,一般一个议题下只有一份汇报材料。

(4)会议材料批阅

参会人员在议题汇报时的主要工作在于边听取汇报边对材料进行批阅。材料批阅通过点击议题下的汇报材料名称可以打开材料浏览其内容,并能够在内容上进行圈点、批示。批阅后的汇报材料能够保存供随时调阅查看,不仅可以作为私有文件保存(仅供批阅者自己查看),也可以作为共享文件保存(其他人员也能查看),批阅后,在议题列表中应能展示该议题的批阅状态。

不同参会人员的批阅结果分别作为独立的文件进行保存,会议材料原始的文件保持不变。

(5)辅助信息查询

能够对辅助信息进行关键字匹配的检索查询。

3.会后功能描述

(1)会议纪要生成

会后一般由秘书处人员对会议进行纪要整理,并作为会议的重要附件上传系统进行保存,供相关人员在历史会议查询中调用查看。

(2)到会/缺席统计查询

能够对某个时间段内所有会议的人员到会、缺席情况进行统计查询,能够以表格、图形方式展示。

(3)历史会议查询

参会人员能够查询历史上任何一次会议的议程、议题、议题原始汇报材料以及共享的批阅材料。可通过会议批次进行精确查询;可对会议名称、议题名称、参会人员姓名以及会议决议、会议记录等进行关键字匹配的模糊查询;也能够按照会议召开的时间段进行查询。

三.后台管理功能描述

(1)会议基本信息的管理:能够对会议标题、召开时间、地点、包含的议题及其进行顺序等会议基本信息进行维护管理。

(2)参会人员的管理:在会议正式召开前,能够对参会人员进行组织安排,能够明确到对每个议题的参与人员进行管理。

(3)请假管理:明确即将参会的人员如因特殊情况不能参会需要请假,应能够在系统中对请假原因进行说明和登记。

(4)会议纪要生成:会后一般由秘书处人员对会议进行纪要整理,并作为会议的重要附件上传系统进行保存,供相关人员在历史会议查询中调用查看。

(5)会议录音材料:会议中的录音文件,会后一般由秘书处人员要整理,并作为会议的重要附件上传系统进行保存,供相关人员在历史会议查询中调用查看。

(6)议题基本信息的创建维护:对每个会议议题的标题、汇报人、列席单位等进行管理维护。

(7)议题材料收集上传管理:从汇报单位/汇报人处收集相关议题的汇报材料后,以独立的文档方式上传到系统中,以便会议中供参会人员批阅。

(8)组织机构管理:内部部门、外部单位管理。

(9)人员管理:会议人员的姓名、性别、职位、归属机构管理。

(10)角色权限管理:在添加会议的时候会对主持人,参会人员进行指定,来确定人员的角色和权限。

发布时间:2017-02-07 09:02:46   编辑:北京万歌恒宇